Med tem ko se večina zaposlenih vrača v pisarne z ustaljenim, predvidljivim delovnim časom, smo se v inHouse Marketing Agency odločili, da bomo testirali fleksibilen delovnik. V času pandemije smo nekaj časa sicer delali od doma, vendar v tem nismo videli veliko prednosti, saj je tako delo še vedno precej omejeno, ker ni prilagojeno posamezniku, hkrati pa zaposlenim ne daje avtonomije.
Uvedba fleksibilnega delavnika je sicer izziv, vendar prinaša številne prednosti. Po številnih raziskavah lahko razberemo, da prinaša večjo produktivnost, zadovoljstvo zaposlenih, spodbujamo avtonomijo, omogoča pa tudi boljše razporejanje s časom tudi iz vidika zasebnega življenja. Vsak od zaposlenih ima doma družino, prijatelje in hobije, ki zahtevajo svoj čas. Poleg tega pa je s tem tudi prihranek časa in denarja.
Večji del dela v agenciji je povezan s kreativnostjo, ki pa je ne moremo uokviriti v klasičen delovnik. Vsi se namreč zavedamo, da vsak zaposleni deluje na drugačen način - nekateri imajo več energije zjutraj, nekateri pa boljše zamisli pridobivajo zvečer. Nekateri za svoje delo potrebujejo popolen mir, nekateri pa bolje delujejo, če imajo okrog sebe ‘’kreativni nemir’’.
Fleksibilen delovnik ponuja boljše ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem ter priložnost za boljše upravljanje svojega časa. Vendar pa hkrati tak način dela še vedno zahteva, da se ekipa prilagodi potrebam svojih poslovnih partnerjev bodisi zaradi sestankov bodisi zaradi rokov.
Nov način dela poleg svobodne izbire lokacije dela omogoča tudi individualno razpolaganje delovnega časa - omogoča samostojno izbiro tako začetka kot konca delovnega dneva. V 1-mesečnem poskusnem obdobju smo se dogovorili, da bomo delovni čas poskušali skoncentrirati med 7. in 19. uro, vendar si delovni čas lahko po potrebi posameznik tudi prilagodi po svoje. Vendar ob pogoju, da bo organizacija in komunikacija dobro tekla.
’’Opažam, da je zaposlenim pomembno, da sledim njihovim željam in jim omogočimo čim večjo avtonomijo pri opravljanju svojega dela. To je bil tudi glavni razlog, da preizkusimo nekaj novega - fleksibilen delovnik.’’
Vid Sedej
Da bi se izognili zmedi, smo morali uvesti tudi nekaj minimalnih zahtev pri takem načinu dela.
Dan vedno začnemo z dnevnim sestankom, v katerem vsak izmed članov ekipe pove, katere projekte in zadolžitve ima tisti dan na urniku ter koga potrebuje za sodelovanje na projektu. Sestanke bomo iz 8. ure prestavili na 11., da bodo člani ekipe, ki bodo z delom začeli prej, pred tem imeli čas za deep work, preostali pa bodo s tem začeli svoj del delovnika. V kolikor bomo ugotovili, da je katera ura bolj primerna, bomo le-to spremenili.
Ponedeljke bomo ohranili, saj so ključni za celoten delovni teden. Na ta dan imamo tudi skupne brainstorminge za tekoče in prihodnje projekte.
Ob četrtkih na dnevnem sestanku vsi zaposleni predajo svoj plan delovnika v prihodnjem tednu, vse to pa se vpiše v koledar, ki je viden vsem. Le-ta je izhodišče za plan nadaljnjih skupnih aktivnosti v prihodnjem tednu.
Nujna je dobra komunikacija in usklajevanje s preostalim delom ekipe. S preostalim delom ekipe se mora vsak sam vnaprej dogovoriti o delu, ki zahteva medsebojno sodelovanje. S tem se bomo izognili zamujanju rokov, sprejemanju projektov in načrtovanju samostojnih marketinških aktivnosti.
Vsak pozna svoje odgovornosti in roke, do katerih mora biti določena naloga opravljena. Ti roki so vidni vsem, to pa omogoča boljši vpogled in načrt nadaljnjih projektov.
Komunikacija je pri fleksibilnem delovniku je ključna, da kakšne pomembne informacije ne izpustimo. Delo običajno zahteva takojšen odziv vseh vpletenih, pri tem pa si pomagamo s programskimi orodji, ki si nam na voljo.
Prav zaradi uvedbe fleksibilnega delovnika smo se odločili, da našo celotno komunikacijo prestavimo na platformo Slack, ki ponuja številne integracije z ostalimi aplikacijami, video klice, možnost skupne rabe zaslona, datotek in dokumentov, postavljanje vprašanj, opomnikov.
Basecamp je še en sistem za upravljanje projektov, ki omogoča hrambo datotek, urejanje dokumentov, klepet v realnem času in napredne funkcije seznama opravil. Njegov cilj je boljša komunikacija in organizacija, kar pripomore k večji produktivnosti. Pomemben element je tudi klepetalnica. Člani, ki sodelujejo pri projektu, lahko med seboj snemajo sporočila in po potrebi priložijo datoteke.
Google Workspace je nabor Googlovih spletnih orodij, ki so dobrodošli v vsaki pisarni. Omogoča nam varno pošiljanje elektronske pošte, pogovore med uporabniki, kreiranje dokumentov, koledarje ter shranjevanje in deljenje datotek.
Clockify je brezplačna aplikacija za časovni razpored nalog zaposlenih. Z njegovo pomočjo dobimo informacije o tem, koliko časa ekipa porabi za opravljanje določene naloge. Prav tako pa dobimo pregled nad njihovim delom, s čimer izboljšamo produktivnost in učinkovitost.
Dejstvo je, da vsa omenjena orodja izboljšajo sodelovanje in komunikacijo pri delu na daljavo, zato so nepogrešljiv del mnogih podjetij. Pogosto pa jih pri svojem delu uporabljamo tudi zaposleni v digitalnih agencijah, saj nam omogočajo učinkovitejšo izvedbo marketinških kampanj in boljšo komunikacijo z našimi poslovnimi partnerji.
Ni nujno da bo delovalo, bomo pa poskusili in se definitivno iz tega marsikaj naučili.
Kakšne izkušnje imate vi?
